Espositori internazionali; l’importanza di conoscere il vostro pubblico

È importante conoscere il vostro pubblico e sapere come salutare e rivolgervi ad esso. La formalità è di norma per la maggior parte delle culture: usando titoli piuttosto che nomi di battesimo. La stretta di mano è consuetudine per la maggior parte degli europei. Gli Asiatici di solito evitano il contatto fisico, i Giapponesi accolgono gli ospiti con un inchino, i Cinesi fanno un cenno con il capo, fanno un inchino o battono le mani.

Il biglietto da visita è come un passaporto che mostra status ed identità della persona. Date al biglietto da visita di una persona lo stesso rispetto che dareste alla persona stessa. Studiate i biglietti da visita che vi vengono dati. Non scrivete mai appunti su di essi, non piegateli e non metteteli subito in tasca. Considerate la possibilità di far stampare biglietti da visita sul lato posteriore nella lingua locale usando un servizio traduzioni professionale.

Siate sensibili ai significati di colori e simboli nei diversi paesi. Per essere al sicuro, fate sempre la vostra ricerca. Per esempio, nero, bianco, giallo e viola sono spesso associati a funerali in Giappone, (viola in Brasile e giallo in Messico). Rosso e giallo sono considerati propizi in Cina. In molti paesi asiatici "quattro" denota la morte e dovrebbe essere evitato, inclusi prodotti in confezioni di quattro; "sette" e "otto" sono numeri fortunati.

Accertate che il vostro prodotto/servizio sia adatto a mercati esteri e decidete se siano necessarie modifiche: dimensioni, design, standard elettrici e di altro tipo, colori, o speciali requisiti di imballaggio. Apportate le necessarie modifiche al materiale illustrativo dei prodotti, garanzie, materiale per formazione professionale, materiale promozionale e mezzi pubblicitari.

Quando fate tradurre un testo pubblicitario o una comunicazione commerciale usate sempre un madrelingua con una conoscenza tecnica dei vostri prodotti/settore.

La cosa migliore è richiedere i servizi di uno spedizioniere doganale o accreditato che si occupi del trasporto dei vostri prodotti all’estero. Sono estremamente informati riguardo a dazi di importazione, documentazione, transazioni di credito, servizi di imballaggio in casse, assicurazione e deposito di merci nei magazzini doganali.

L’inglese è la lingua del commercio internazionale, ma decidete se avete bisogno di avere a disposizione un interprete.

Nell’America del Nord, le decisioni progrediscono a un passo rapido con risposte pronte e soluzioni immediate. I dirigenti sono spesso frustrati da un lungo processo decisionale. Nei paesi asiatici il processo decisionale inizia dai livelli più bassi nell’organizzazione e sale gradualmente la scala gerarchica. Le decisioni sono solitamente prese collettivamente e il processo è spesso lento e minuzioso.

In Europa, i dirigenti al vertice partecipano alle mostre aspettandosi di passare ordini. Vogliono trattare con le loro controparti nella vostra società. Si aspettano di discutere dettagli tecnici e spesso vogliono concludere importanti accordi alla mostra.

Dedicate tempo a consolidare rapporti tramite il contatto personale. Possono risultare necessarie diverse apparizioni a mostre commerciali prima che la vostra società sia presa in seria considerazione.

Fate duplicati di tutta la documentazione essenziale. Abbiate nomi, indirizzi e numeri di telefono di contatti importanti, incluso il vostro albergo nel caso vi perdiate. Siate a conoscenza di chi possa provvedere alla manutenzione del vostro stand all’estero.