Modi Efficaci per tagliare i costi

Se siete un tipico espositore, avrete probabilmente interesse a risparmiare. Ecco alcuni modi pratici, semplici e creativi per fare bastare un piccolo budget.

Un’appropriata pianificazione è il suggerimento più importante per tagliare i costi. Pianificare in anticipo fa risparmiare su alti costi dell’ultimo minuto. Stabilite una lista di date/attività importanti. Portate indietro le date di scadenza di un mese in modo da rispettare sempre la tempistica programmata.

Producete tutta la vostra pubblicità per corrispondenza del periodo pre-mostra in una volta sola, modo da risparmiare sulle spese di stampa, piuttosto che stampare diverse volte nel corso dell’anno

Considerate quale sia il tipo di stand migliore per le vostre esigenze. Informatevi su uno che si possa imballare in modo compatto per risparmiare sull’immagazzinaggio; sia leggero per risparmiare sulla spedizione; sia trasportabile a mezzo auto, corriere o come bagaglio aereo; si possa installare rapidamente e con facilità per risparmiare sui costi; si adatti facilmente a spazi diversi aggiungendo o togliendo componenti.

Disegnate e producete la grafica del vostro stand in anticipo per evitare spese per ore straordinarie o per lavori urgenti. Fate correggere le bozze del vostro testo pubblicitario per evitare spese per modifiche.

Create una "scatola mostra" contenente articoli utili che spesso non sono disponibili al sito della mostra. Includete una graffatrice, nastro adesivo, Velcro®, forbici, coltellino da tasca multiuso, penne, carta, prolunghe e lampadine extra. Ricordatevi di rifornire la scatola dopo ogni mostra.

Portate solo materiale illustrativo sufficiente da distribuire a potenziali clienti con alti requisiti. Offrite di spedire materiale illustrativo ai potenziali clienti in modo che sia sulla loro scrivania quando ritornano dalla mostra. Questo fa risparmiare sul trasporto di carichi pesanti e sui costi di produzione, e riduce gli sprechi.

Quando comprate uno stand, verificate come lo spedirete. Sistemi leggeri e durevoli fanno risparmiare sui costi di spedizione e trasporto di carichi pesanti. Tenete una registrazione accurata del peso effettivo, contenuto e numero di container. Indicate esattamente il peso sulla polizza di carico. Mettete tutti i materiali in un contenitore a vasca o avvolgete con cellophani ogni singolo pezzo su di un pallet. Non fate economie sul container di spedizione. Rifare grafica danneggiata può essere costoso.

Ricercate tariffe ridotte/accordi speciali con le linee aeree per dieci persone o più che viaggiano verso e dalla stessa città. Prenotate per tempo e chiedete agli alberghi tariffe speciali per società. Esaminate le tariffe di pernottamento il sabato: il costo di una notte in più all’albergo potrebbe essere inferiore alla tariffa aerea extra. Usate le navette dell’aeroporto invece dei taxi.

Prenotate i servizi espositivi, (elettricità, i telefoni, servizi di pulizia, ecc.) almeno 10-30 giorni prima della mostra. Il prezzo in loco è spesso più alto del 10-20%. Ordinate un quantitativo di kw superiore al necessario in modo da non rischiare una tensione superiore al massimo accettabile e dover poi pagare un prezzo in loco più alto.

Programmate il montaggio durante l’orario lavorativo normale ed evitate il piú possibile i fine settimana ed ore di straordinario dato che può costare una volta e mezza in più o il doppio. Quando è possibile, usate il vostro personale per montare lo stand. Controllate i regolamenti indicati al salone esposizioni.