Come trarre il Meglio dai servizi espositivi

People providing exceptional show services

Occuparsi dei servizi espositivi è probabilmente uno degli aspetti meno piacevoli di una mostra, e tuttavia è necessario.

1. Leggete il manuale dei servizi per l’espositore

Il manuale dei servizi per l’espositore è la guida ufficiale di tutto quello che l’espositore ha bisogno di sapere riguardo alla mostra: tutte le rilevanti informazioni, norme e regolamenti, forme di servizio, registrazione, promozioni espositive, intermediari ed informazioni sulla spedizione. Ricordatevi di osservare tutte le scadenze.

2. È importante sapere di quali servizi avete bisogno

È importante sapere quali prodotti stiate pianificando di dimostrare/esporre, e quali servizi generali siano necessari (e in che misura), per prendere decisioni riguardo a moquette, arredi, combinazioni di colori, servizi di pulizia e sicurezza. Servizi ordinati in loco alla mostra potrebbero risultare in costi aggiuntivi del 50%.

3. È importante capire la pianta della sala esposizioni

Valutate attentamente la disposizione del vostro stand sulla pianta del salone esposizioni in relazione al flusso di traffico. È importante capire ogni segno sulla pianta, per quanto piccolo ed insignificante, dato che indica altezza del soffitto, ubicazione di pilastri, ecc.

4. Identificate le fonti dei servizi generici

Chiamate il reparto elettrico per scoprire quanta energia ordinare e dove siano ubicate le prese: sul pavimento, sul retro o in alto. Esponete i vostri prodotti dove sono meno danneggiati da antiestetici cavi o tubature. Ordinate sempre più servizi generici di quanto pensiate avere bisogno in modo che i vostri prodotti abbiano una prestazione ottimale.

5. È importante capire il trasporto di carichi pesanti

Il trasporto di carichi pesanti comporta la consegna dei vostri materiali espositivi allo spazio assegnato, la rimozione delle casse da imballaggio vuote, il riportare le casse alla fine della mostra e la consegna dei materiali re-imballati al punto di carico del vettore. Per risparmiare, consolidate tutte le spedizioni e spedite una volta sola.

6. Procuratevi moquette sufficiente

Assicuratevi che tutti i vostri servizi generici siano installati prima di collocare la moquette per evitare la frustrazione di dover tagliare la moquette per prese di corrente. Ordinate moquette sufficiente a coprire la striscia di cemento scoperta fra lo stand e il corridoio.

7. Lasciate tempo extra per le procedure doganali

Se la vostra società spedisce prodotti verso località estere, lasciate tempo extra per le varie procedure di sdoganamento. Gli articoli necessiteranno della corretta documentazione e spesso dovranno essere ispezionati fisicamente. Usate sempre uno spedizioniere doganale/spedizioniere accreditato per coordinare tutti i preparativi e tenervi informati.

8. È importante conoscere i rappresentanti dei servizi espositivi

I rappresentanti dei servizi espositivi possono essere i vostri migliori amici. Spesso hanno le risposte a molte delle vostre domande o problemi. Non dimenticate, il loro lavoro è aiutarvi.

9. Collaborate con l’unione sindacale (qualora sia pertinente)

Ogni paese differisce relativamente ai regolamenti sindacali. Leggete attentamente il manuale dei servizi per acquistare familiarità con che cosa sia ammesso e cosa vietato. Qualsiasi domanda deve essere rivolta alla direzione della mostra o all’appaltatore dei servizi. Considerate la possibilità di avvalervi dei servizi della vostra casa espositiva per soprintendere all’installazione.

10. Portate tutte le relative pratiche

Ricordatevi di portare copie di tutte le relative pratiche, in particolare progetti, ordini di servizi, numeri per rintracciare tutte le spedizioni, ecc., oltre a nomi, numeri di telefono e di fax di contatti importanti (quando gli accordi originali siano stati stipulati da un altro membro del personale.)