Tutto quello che è necessario sapere riguardo al Trasporto del Vostro Stand

Moving truck for shipping exhibits

Prendere le appropriate decisioni riguardo al trasporto dello stand, materiali, ecc. vi farà risparmiare non solo tempo e denaro, ma anche molti fastidi.

1. Pianificate

Più tempo avete per pianificare, meglio sarete in grado di organizzare migliori opzioni di trasporto per le vostre specifiche esigenze. Le vostre quattro scelte principali sono impresa di trasporti, linea di furgoni, trasporto merci per via aerea, o corriere (DHL o FedEx). Lasciare il problema trasporto all’ultimo minuto ridurrà le vostre possibilità di scelta e farà salire i vostri costi.

2. Scegliete quanto è appropriato

Per determinare l’appropriata opzione di trasporto, prendete in considerazione quanto segue: esigenze di imballaggio della spedizione, origine e destinazione della spedizione, quantità di tempo messo da parte per il trasporto e le esigenze di ritiro e consegna.

3. Advantages

Common carriers are less expensive and it is easy to check with them on your shipment's location.

Van lines / Specialist exhibition freight companies offer more specialized and personalized point-to-point service. They are equipped to handle crated or blanket-wrapped pieces, the same driver loads and unloads shipments, and trucks operate with "air-ride" (extra cushioning).

Air freight offers the quickest means of transportation to show sites as they are specialized air freight forwarders.

Courier service is the quickest means of transportation to show site for last minute details.

4. Disadvantages

Common carriers
The disadvantages of common carriers are that they often make several transfers (which increases the possibility of shipment damage), little direct contact is made with the exhibitor (because they usually work directly with the show contractor or exhibit house), the load may not be able to tolerate normal road shock (not good for sensitive equipment), common carriers only accept crated material.

Van lines / Specialist exhibition freight companies
The disadvantage of exhibition freight companies is they can be more expensive.

Air freight
The disadvantages of air freight are that brokers don’t have allegiance to any one freight or commercial airline, high costs, airline baggage handlers often use harsh handling techniques, and freight is limited to certain sized pieces.

Courier service
A drawback is the expense.

5. Arrivate preparati

Selezionate un vettore che abbia un servizio specializzato in mostre, con possibilità di rintracciare la spedizione 24 ore su 24 ed autisti che abbiano esperienza nella consegna a siti di mostre commerciali. Controllate le referenze. Scoprite le loro procedure riguardo al supporto prima, durante e dopo il trasferimento.

6. Informatevi sui vettori ufficiali

Informatevi presso la direzione della mostra se hanno un vettore ufficiale per l’evento. Un vettore raccomandato è probabile che offra prezzi speciali come incentivo ad usare i suoi servizi.

7. Traete vantaggio dagli sconti in base al volume

Per ottenere il prezzo migliore dal vostro vettore, considerate la possibilità di offrire in appalto annualmente, o consolidare tutte le esigenze di spedizione della vostra società.

8. Assicurate le spedizioni

Ci sono varie opzioni per assicurare il vostro stand: polizze assicurative societarie; assicurazione ordinaria di spedizioniere/linea di furgoni, estensione di copertura da parte del vettore. Chiedete al vostro vettore che tipo di copertura assicurativa applica per spedizioni individuali; se offre una polizza assicurativa che copra lo stand per l’intera durata della mostra; e qual è la sua procedura in caso di richieste di indennizzo.

9. Etichettate correttamente

Etichettate ogni scatola, cartone o cassa che inviate anche se create un pallet di scatole. Assicuratevi che tutte le etichette di spedizione siano attaccate saldamente sopra vecchie etichette. Procuratevi etichette pre-stampate con l’indirizzo del mittente per sostituire etichette di ritorno.

10. Mostre internazionali

Quando esponete a livello internazionale, considerate la possibilità di usare uno spedizioniere che operi a livello mondiale o abbia collegamenti secondari ben consolidati. Controllate che tipo di assistenza offre per sdoganamento, procedure di documentazione, vincoli di importazione temporanea, immagazzinaggio e consolidamento. Chiedete garanzie per un rapido sdoganamento e l’iter di consegna più breve e più conveniente.